Conditions générales de vente et d'exécution des prestations
1 - Dispositions générales
1.1 – Icare agit pour la personne physique ou morale dont émanent les instructions en vertu desquelles il intervient (ci après désigné le « Client »). Aucune autre partie n’est en droit de lui donner des instructions, notamment sur l’étendue de l’intervention ou la remise du rapport ou du certificat à moins qu’elle n’y soit autorisée par le « Client ». Icare est irrévocablement autorisé par le « Client » à délivrer le rapport ou le certificat à un tiers, s’il a reçu instruction du « Client » ou si cela découle implicitement des circonstances, des usages pratiques ou coutumes du commerce.
1.2 – Icare réalise des prélèvements, des études, des recherches, des expertises, des qualifications et validations, des formations, des mesures, des analyses et essais à façon, ainsi que toute prestation d’assistance technique et de conseil à la demande de ses clients.
1.3 – De convention entre les parties, les « conditions générales de vente et d’exécution des prestations » (ci-après désignés « Conditions Générales ») du Laboratoire Icare ci après désigné « Icare » régissent automatiquement et impérativement les relations contractuelles entre les parties (Icare et le « Client »).
1.4 – Icare s’engage à fournir les services conformément aux présentes Conditions Générales et en conséquence toutes les offres ou soumissions de services et tous les contrats, conventions ou autres accords en résultant seront régis par les présentes Conditions Générales, sauf convention écrite spécifique contraire acceptée formellement par ICARE ou sauf disposition spéciale de la loi du lieu où les accords ou contrats sont conclus ou exécutés excluant l’une de ces conditions ; en pareil cas c’est la loi locale qui prévaudra chaque fois et seulement dans la mesure où elle est incompatible avec les présentes Conditions Générales. Les conditions générales d’achat du « Client » sont inapplicables et inopposables à Icare même si lesdites conditions générales d’achat du « Client » spécifient l’inverse.
1.5 – Toute commande adressée à Icare par le « Client » implique l’acceptation sans restriction ni réserve par ce dernier des Conditions Générales de ventes.
1.6 – Les réclamations, quelle qu’en soit la nature, doivent être formulées par écrit (au Service commercial ou à votre interlocuteur habituel). Il appartient au Client de fournir toutes les justifications quant à la réalité de cette réclamation. Le Client doit permettre à Icare d’effectuer toutes les opérations de vérification sur site relatives aux réclamations. La procédure de traitement des réclamations est disponible sur demande. Dans le cas d’une réclamation concernant les activités du laboratoire, le client pourra être notifié du traitement de la réclamation
2 - Obligations de Icare
2.1 – Icare fournira des services conformément :
- Aux instructions spécifiques du « Client » confirmées par Icare ;
- Aux termes de tout bon de commande standard et/ou fiche spécification standard du « Client », en tant que besoin ;
- A tout usage, pratique ou coutume du commerce pertinent ;
- Aux méthodes que Icare estimera appropriées en fonction des contraintes techniques, opérationnelles, réglementaires et/ou financières.
2.2 – Les documents relatifs aux engagements contractés entre le « Client » et des tiers, ou des documents émanant de tiers, tels que copies de contrats de vente, lettres de crédit, connaissements, etc., sont (s’ils sont reçus par Icare) considérés avoir été reçus à titre d’information uniquement, et n’étendent, ni ne limitent l’étendue des services ou des obligations acceptées par Icare.
2.3 – Sous réserve des instructions du « Client » dûment acceptées par Icare, Icare émettra le cas échéant des rapports et des certificats d’essais ou d’analyse reflétant des opinions données avec la prudence voulue dans la limite des instructions reçues, mais sans que Icare n’ait l’obligation de mentionner ou de signaler tous faits ou circonstances qui dépassent le cadre spécifique des instructions reçues.
2.4 – Icare peut déléguer l’exécution de tout ou partie des services convenus avec le « Client » à un agent sous traitant.
3 - Obligation du « client »
3.1 – Le « Client » devra :
- S’assurer que des instructions et des informations suffisantes sont données en temps voulu à Icare afin de lui permettre d’exécuter les services requis ;
- Permettre les accès nécessaires aux représentants de Icare afin d’exécuter les services requis ;
- Fournir, si nécessaire, tout équipement spécial et le personnel nécessaires à l’exécution des services ;
- S’assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises pour la sécurité et la sûreté des conditions de travail, des sites et installations pendant l’exécution des services et sans que les avis que pourraient donner à cet égard les représentants de Icare puissent relever le « Client » de ses obligations ;
- Prendre toutes les mesures nécessaires pour éliminer ou remédier à toute entrave ou interruption dans l’exécution des services ;
- Informer Icare au préalable de tout risque ou danger connu, effectif ou potentiel, associé à toute commande, prélèvement d’échantillons ou contrôle, y compris, par exemple, la présence ou le risque de radiation, d’éléments ou matériaux toxiques, nocifs ou explosifs, ou de pollution de l’environnement ou de poisons ;
- Exercer pleinement tous les droits et s’acquitter de toutes ses obligations découlant du contrat de vente concerné ou de tout autre contrat avec un tiers, qu’un rapport ou un certificat ait ou non été remis par Icare, faute de quoi Icare sera alors relevé de toute obligation à l’égard du « Client ».
4 - Acceptation des prestations
4.1 – Un devis est adressé au demandeur de la prestation le « Client ». Ce devis définit l’objet de la prestation et en fixe les modalités, le prix et les conditions de paiement.
4.2 – Le « Client » qui accepte le devis reconnait de plein droit que les prestations de Icare constituent une obligation de moyen.
4.3 – Les prestations pourront commencer dès que le « Client » aura fait parvenir avec les échantillons (si applicable), les documents suivants dûment complétés et signés : devis, fiche information produit et bon de commande. Une fiche de sécurité est exigée pour tout échantillon présentant un risque lors de sa manipulation. Dans ce cas tous les échantillons transmis doivent comporter un étiquetage avec la mention explicite des risques encourus. Elles ne pourront débuter que si le « Client » est à jour de ses règlements exigibles.
4.4 – Clause de non-sollicitation : Chacune des parties, Icare et « Client », renonce, sauf accord préalable et écrit de l’autre, à embaucher ou tenter d’embaucher, directement ou indirectement, un collaborateur de l’autre partie affecté à l’exécution des prestations objet du présent contrat, ou à le prendre à son service, sous quelque statut que ce soit. Cette renonciation est valable pendant la durée du contrat augmentée d’une période de douze mois à compter de son expiration. Dans le cas où l’une des parties ne respecterait pas cet engagement, elle s’engage à dédommager l’autre partie en lui versant une indemnité égale à la rémunération brute totale engagée pour ce collaborateur au cours des douze mois précédant son départ.
5 - Echantillons soumis à essai ou analyse
5.1 – Le « Client » est responsable de la conformité et de la représentativité des éléments soumis à l’exécution des prestations. Icare ne peut en aucun cas être tenu par exemple pour responsable de la représentativité de l’échantillonnage soumis à l’analyse. Le rôle de Icare se limite à l’analyse des échantillons qu’on lui soumet.
5.2 – Sauf exception qui doit faire l’objet d’un accord particulier et sauf prélèvement réalisé par Icare, le « Client » doit mettre gratuitement à la disposition de Icare les échantillons, produits, documents et les matériaux nécessaires à la réalisation de la prestation. Les frais de transport sont à la charge du « Client ».
5.3 – Pour toute réexpédition des échantillons sur demande expresse (par courrier ou mail ou télécopie) du « Client » les frais de décontamination, de transport, d’assurance et d’emballage sont facturés en sus. Les échantillons, produits et matériaux voyagent à l’expédition comme à la réexpédition aux risques du « Client ».
5.4 – La réception des échantillons, des produits et ou des matériaux est prévue du lundi au vendredi (jours ouvrable) de 9 heures à 12 h et de 14 h à 16 h à l’adresse de Icare à Saint-Beauzire et de 8 heures 30 à 17 h à l’adresse de Icare à Martillac.
5.5 – Icare ne peut en aucun cas être tenu pour responsable de la détérioration des échantillons, des produits ou des matériaux du seul fait de l’usage ou de l’expérimentation pour lesquels ils lui ont été confiés.
5.6 – La prise en charge d’échantillons considérés comme dangereux donnera lieu à un surcoût additionnel de facturation avec envoi d’un devis en fonction de la dangerosité des produits. Ce surcoût sera proportionnel au coût des mesures spécifiques de protection, de traitement d’élimination à mettre en œuvre avec un minimum de 30 € HT par échantillon réceptionné. Chaque échantillon devra comporter une fiche de données de sécurités (FDS) conforme au règlement CLP.
6 - Exécution de la prestation
6.1 – Icare peut :
- Refuser la réalisation d’une prestation notamment lorsque l’objet de celle-ci lui parait contraire aux missions du laboratoire, notamment en matière de sécurité des personnes, des produits et des équipements industriels, ou des réglementations en vigueur.
- Subordonner l’exécution d’une prestation ou la délivrance d’un document au paiement préalable du prix total ou d’une provision dont il fixe le montant.
6.2 – Si les exigences du « Client » nécessitent l’analyse ou le traitement d’échantillons par le laboratoire du « Client » ou par toute société tierce, Icare remettra le résultat de l’analyse ou du traitement, mais sans encourir de responsabilité quant à son exactitude ou à son résultat.
6.3 – Certaines commandes peuvent être traitées en priorité moyennant une majoration de prix.
6.4 – Lorsque le matériel de prélèvement, d’essai d’analyse ou de mesure est installé dans les locaux ou sur le site du « Client », celui-ci est réputé en avoir la garde et sa responsabilité est engagée en cas de vol, destruction ou détérioration.
6.5 – Les prestations de terrain sont exécutées dans le cadre de l’application du décret n°92-158 du 20 février 1992 et de l’arrêté du 19 mars 1993 fixant les prescriptions particulières d’hygiène et de sécurité applicable aux travaux effectués dans un établissement par une entreprise extérieure et sont soumises aux règles suivantes :
- Les tarifs sont pour une mission réalisée en continu et sans temps mort, selon une date fixée par Icare. Au cas où il serait demandé, avant, pendant ou après notre prestation, soit de procéder à d’autres travaux ou contrôles que ceux prévus, soit de participer à des réunions, ces interventions complémentaires ainsi que les heures perdues, peuvent être facturées en supplément sur la base de 165 € H.T. l’heure, frais de déplacement et d’hébergement éventuels en sus. Il en est de même en cas d’annulation d’une intervention inscrite dans une tournée.
- Horaires d’intervention : 8 heures 30 à 12 heures 30 et 13 heures 30 à 17 heures 30, toute intervention en dehors de cette plage horaire est soumise à un accord préalable. Les heures de déplacement sont facturées en sus.
- Icare assurera la totalité des prestations suivantes : fourniture des consommables et du matériel nécessaire, réalisation des prélèvements, transfert des échantillons au laboratoire en conditions réfrigérées et maîtrisées, incubation des prélèvements, interprétation, transmission des résultats.
6.6 – La fourniture des protocoles, propriété intellectuelle de Icare, est systématiquement soumise à une facturation.
6.7 – En cas de suspension (ou de non-respect des dates) de paiement, de concordat amiable, de faillite, d’insolvabilité, de mise en liquidation, ou de cessation d’activité du « Client » Icare sera en droit de suspendre ou, à son choix, de mettre fin à tous les autres services immédiatement et sans aucune responsabilité.
6.8 – Les délais indiqués constituent le délai habituel mais ne sauraient constituer une obligation de résultat. En conséquence un retard ne pourra donner lieu à aucun paiement de dommages et intérêts ni pénalités de retard.
6.9 – Les prestations réalisées sous accréditation COFRAC pour le site de Saint-Beauzire sont listées dans l’attestation d’accréditation n° 1‑1021 révision en vigueur et les prestations réalisées sous accréditation COFRAC pour le site de Martillac sont listées dans l’attestation d’accréditation n° 1-6921 révision en vigueur et sont disponible sur le site internet du COFRAC : www.cofrac.fr.
6.10 – Le « Client » n’est en aucun cas autorisé à utiliser et/ou reproduire la marque d’accréditation (logo + portée d’accréditation) accordée à Icare par le COFRAC.
7 - Conditions financières
7.1 – Les tarifs indiqués sont valables jusqu’à l’expiration de devis ou offre associé, sauf indication contraire, ils peuvent être révisés en cas de modification de protocole, de conseil supplémentaire, de manipulation particulière des échantillons ou d’un retard dû au client, ainsi que du non-respect des conditions de règlement.
7.2 – Sauf convention contraire stipulée par écrit, les règlements sont effectués par virement à réception de facture, net et sans escompte, même en cas de règlement comptant.
7.3 – Le règlement de toute livraison partielle devient normalement exigible à l’échéance portée sur la facture correspondante, et non pas lors de la livraison du solde.
7.4 – Icare se réserve le droit de réclamer un acompte avant l’exécution de la commande. Toute détérioration du crédit du « Client » pourra justifier l’exigence de garanties ou d’un règlement comptant, avant l’exécution des commandes reçues.
7.5 – Dans le cas où Icare n’aurait pas reçu le paiement d’une facture suivant la date d’échéance, les pénalités de retard seront exigibles sans qu’un rappel ne soit nécessaire. Le taux d’intérêt de ces pénalités de retard est égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage en fonction du nombre de jours de retard de paiement dès le premier jour de retard. En plus de ces intérêts de retard, une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement est due. Si les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs à ce montant, une indemnisation complémentaire sur justificatif peut être demandée. ICARE reste propriétaire de l’intégralité de l’objet de la vente tant que l’ensemble des règlements n’a pas été effectué. Il en résulte qu’en cas de défaut de paiement, ICARE pourra exiger leur restitution ; en outre le « Client » ne pourra en aucun cas les faire-valoir à des tiers.
7.6 – Si l’envoi des factures se fait à une adresse différente de l’adresse de facturation, un supplément de 55 € H. T. sera appliqué par facture.
7.7- Les audits/inspections menés directement par le « Client » ou via un tiers (à valider par ICARE) pour le compte du « Client » chez Icare sont facturables à hauteur de 3200 euros HT par jour d’audit.
7.8 – En cas de non-conformité, le rapport d’investigation sera facturé si la non-conformité est imputable au « Client ».
7.9 – Lors de remises appliquées aux articles facturés, la prise en compte des règles d’arrondi à différents niveaux peut amener à des montants légèrement différents entre la commande et la facture. Dans ce cas, seule la facture fait foi.
7.10 – Aucun échantillon client ne sera conservé sur le site ICARE après essais.
8 - Retard dans le démarrage des prestations
8.1 – En cas de retard dans le démarrage des prestations du fait du « Client » et ceci après la signature du devis ou d’une commande, Icare se réserve le droit de facturer les charges directes et indirectes qu’elle serait amenée à supporter de ce fait.
9 - Rupture du contrat
9.1 – Le « Client » peut, par écrit, demander l’annulation de tout ou partie des prestations avant que celles-ci soient terminées. Icare arrêtera les prestations aussi rapidement que possible, après réception d’une demande formelle par mail, courrier ou fax. En cas d’annulation, le prix sera ajusté de façon que le « Client » paie une somme égale au total figurant au devis, diminué de la différence entre l’estimation faite par Icare du coût du projet et de la somme des coûts supportés ou déjà engagés par ICARE à la date de l’annulation des prestations.
10 - Transmission des résultats et expédition des échantillons et des produits
10.1 – Le transfert des risques sur les marchandises (échantillons et/ou produits) a lieu dès la livraison. La livraison est réputée effectuée au départ de Icare.
10.2 – La livraison est effectuée soit par la remise directe de la marchandise au client, soit par simple avis de mise à disposition, soit par délivrance à un transporteur ou à un expéditeur.
10.3 – Le « Client » devra souscrire une assurance garantissant les risques nés à compter de la délivrance des marchandises. Il devra acquitter le prix de la marchandise en cas de disparition par voie accidentelle ou non.
10.4 – La transmission des résultats et les rapports d’essais est réalisée par mail ou à défaut par courrier, voire par fax dès l’achèvement de l’analyse à l’attention des personnes désignées par le client dans le cadre suivant :
- Le rapport de prestation est réalisé en un exemplaire après intervention sauf accord préalable.
- Une édition supplémentaire des rapports de résultats est soumise à un surcoût.
- En cas de demande d’envoi de copies de données brutes, un surcoût de prestation est facturé.
- En cas de demande d’envoi de données complémentaires, un surcoût pourra être appliqué.
10.5 – Les délais figurant sur nos documents (devis, AR de commande…) ne sont donnés qu’à titre indicatif. La livraison ou la transmission des résultats ne peuvent se faire que si le « Client » est à jour de ses obligations envers Icare.
11 - Confidentialité
11.1 – Icare s’engage à maintenir dans le plus strict secret à l’égard des tiers toute information confidentielle concernant le demandeur et ses produits, ainsi que les résultats des essais et analyses effectués.
11.2 – Réciproquement le « Client » s’interdit de divulguer toute information relative à la méthodologie et/ou aux procédés utilisés par Icare dans le cadre des prestations réalisées, sauf autorisation écrite préalable de Icare. Toute publication faite par le client contenant tout ou partie de ces informations communiquées par Icare doit comporter le nom de celle-ci.
11.3 – Conformément au Code de la Propriété Intellectuelle, celle-ci est perpétuelle, inaliénable et imprescriptible.
12 - Clause attributive de juridiction - droit applicable
12.1 – Toutes les clauses contenues dans les présentes Conditions Générales ainsi que toutes les opérations qui y sont visées seront soumises au droit français. Les parties rechercheront, avant toute action contentieuse, un accord amiable. En cas de litige sera seul compétent le Tribunal de Commerce de Clermont-Ferrand, à moins que Icare ne préfère saisir toute autre juridiction compétente. Cette clause s’applique même en cas de référé, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie, sans que les clauses attributives de juridiction contenues sur les documents des clients puissent mettre obstacle à l’application de la présente clause.
13 - Règlement général sur la protection des données (RGPD)
13.1 – Les informations recueillies sur le « Client » font l’objet d’un traitement informatique réalisé par l’entreprise ICARE et sont indispensables au traitement de sa commande. Ces informations et données personnelles sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Elles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution des travaux commandés et des garanties éventuellement applicables à l’issue de ces travaux. Le responsable du traitement des données est l’entreprise ICARE. L’accès aux données personnelles sera strictement limité aux employés du responsable de traitement, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de taches sous-traitées, sans que l’autorisation du « Client » ne soit nécessaire. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004, et par le Règlement Européen n°2016/.679, le « Client » dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s’opposer au traitement pour motif légitime, droits qu’il peut exercer en s’adressant au responsable de traitement à l’adresse postale ou email de la société ICARE, en joignant un justificatif de son identité valide. En cas de réclamation, le client peut contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
(1) Cette version des CGV est seulement applicable dès sa validation et jusqu’à occurrence d’une version ultérieure.